Il sistema di gestione è costituito da una struttura documentale che vede al primo posto (per scendere dal generale al particolare) il Manuale della sicurezza. La Norma ISO 45001:2023 è costituita da 10 punti, ciascuno dei quali è trattato da una specifica sezione del manuale.
Manuale
Se il punto, ad esempio, è quello relativo alla Leadership allora la corrispondente sezione del manuale “Leadership” spiegherà la maniera con cui l’azienda intende affrontare quel punto e come intende rispettare i requisiti espressi dal punto.
Il manuale così, sezione dopo sezione, indica tutte le decisioni che ha assunto l’azienda in merito a tutto quanto è previsto dalla ISO 45001:2023.
Il manuale della sicurezza, secondo la ISO 45001, è costituito da indicazioni generali che devono fornire informazioni ai terzi. Lo stile con cui si scrive il manuale non è tecnico ma è discorsivo ed illustrativo.
Il manuale deve esser comprensibile da tutti i lavoratori e da tutte le parti interessate.
Procedure
Le procedure, a differenza del manuale, spiegano come l’azienda recepisce i requisiti della norma e come le attività sono disciplinate in maniera tale da essere conformi a quanto prescrivono i requisiti della ISO 45001:2023.
Le procedure sono documenti tecnici che indicano, fase dopo fase, come deve essere gestito un determinato processo. La procedura quindi è un documento prescrittivo che impone di fare determinate cose in una certa determinata maniera.
La procedura, per l’esattezza, è il documento che disciplina il funzionamento di un processo.
Istruzioni
Le istruzioni di lavoro, del tutto simili alle procedure, sono documenti che definiscono in dettaglio l’esecuzione di una fase ben precisa del processo. Di solito riguardano l’attività svolta da una sola persona che per compiere un compito rimane fedele ai passi descritti all’interno dell’istruzione.
Anche le istruzioni di lavoro sono dei documenti prescrittivi. Stabiliscono cioè cosa fare e come farlo.
Modulistica
La modulistica di sistema è l’insieme dei documenti all’interno dei quali vi sono le registrazioni di fatti accaduti. Ad esempio nel modulo si indica cosa è stato fatto e come è stato fatto. La modulistica permette di rilevare, registrare e conservare tutte le informazioni relative alle attività compiute. Grazie alla modulistica, l’impresa ha la possibilità di dimostrare che quanto previsto dalle procedure e dalle istruzioni effettivamente è stato compiuto. La modulistica, in un sistema di gestione per la sicurezza ISO 45001:2023, costituisce un impianto di prove da esibire in caso di giudizio.
